Lợi ích nhận được khi doanh nghiệp thực hiện số hóa dữ liệu

Thực hiện quy trình số hóa tài liệu dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử:

- Tối ưu hóa không gian lưu trữ vật lý xuống mức thấp nhất

- Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ

- Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn

- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu

- Chia sẻ thông tin nhanh chóng

- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin

- Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

- Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.


Lưu ý trước khi thực hiện số hóa?

Đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:

- Hiểu thật rõ khái niệm số hóa văn bản là gì trước khi thực hiện

- Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì? Có muốn số hóa hồ sơ?

- Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.

- Mục đích số hóa văn bản là gì (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)

- Kích thước tài liệu bạn muốn scan?

- Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)

- Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)

- Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?


Bài viết khác cùng Box :