Khái niệm Quản lý tài liệu là gì?

Quản lý tài liệu là công việc lưu trữ, phân loại dữ liệu nội bộ của đơn vị, Doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc buôn bán, sản xuất. Quản lý tài liệu hiệu quả sẽ giúp tổ chức, tổ chức sắp xếp, tổ chức tài liệu hợp lý hơn, tiết kiệm mức giá quản lý và thời kì tiềm kiếm.

Thực trạng quản lý tài liệu lúc chưa có phần mềm quản lý tài liệu

Ghi nhận, sao lưu lại trên tài liệu giấy, sổ sách theo dõi, … Sau đó lưu lại trong thư viện hoặc các kho lưu trữ là những hình thức quản lý tài liệu theo bí quyết quản lý tài liệu truyền thống thường được áp dụng trước đây. Bằng phương pháp đánh dấu mã số tài liệu và biên chép thông báo vào các kẹp file giấy tờ mà chúng ta với thể tìm kiếm lại các thông tin tài liệu lúc cần.

Tuy nhiên, với cách làm này, việc quản lý tài liệu sẽ gặp phổ biến cạnh tranh khi khối lượng những công văn giấy tờ, tài liệu của đơn vị sẽ tăng lên đa số theo thời gian. Việc này khiến đơn vị bắt đầu lâm vào hoàn cảnh khó khăn khi mà việc điều hành thông tin tài liệu, tra cứu hồ sơ bắt đầu rơi vào hiện trạng quá chuyển vận và khó kiểm soát. Mặt khác, việc lưu trữ tài liệu trong kho cũng khiến cho đơn vị tốn một khoản giá thành không phải nhỏ cho việc quản lý, kho bãi và bảo quản.

Thay vì tốn nhiều thời gian, công sức, thậm chí là mức giá cho việc quản lý tài liệu theo phương thức cũ, những phần mềm quản lý tài liệu được phân tích là đơn giản và đem đến nhiều hiệu quả hơn.

>>> Xem thêm tại đây: https://www.codx.vn


Bài viết khác cùng Box :